De când a început pandemia, suntem lipiți de ecranele calculatoarelor. Există un antidot la „intensitatea digitală”?

• Din primăvara anului trecut, am început să folosim mai multe instrumente digitale pentru a lucra mai multe ore, o sarcină cognitivă grea pentru creierul nostru
• Un nou sondaj realizat de Microsoft arată că de un an încoace oamenii petrec 148% mai multe minute în ședințele săptămânale de lucru
• Creierul nostru este solicitat mai mult atât în cadrul întâlnirilor virtuale, cât și de fiecare dată când prelucrăm mai multe informații în același timp
• Pauzele sunt esențiale, contribuind la restabilirea funcției cognitive și la sporirea productivității

De mai bine de un an, de când a început pandemia, suntem lipiți de ecranele calculatoarelor. În regimul de muncă la distanță, am ajuns să ne bazăm în totalitate pe instrumente digitale pentru a păstra legătura unul cu celălalt și pentru a lucra.

Această natură virtuală a cotidianului a dus la o creștere îngrijorătoare a „intensității digitale”, scrie BBC. Nu este vorba doar de faptul că folosim din ce în ce mai mult instrumentele digitale pentru a lucra; este și faptul că folosim mai multe instrumentele digitale pentru a lucra mai mult. Un nou sondaj de la Microsoft a urmărit în ultimul an obiceiurile a peste 30.000 de utilizatori din 31 de țări, iar rezultatele sunt alarmante.

„Oamenii petrec 148% mai multe minute în ședințele săptămânale de lucru”, spune Jared Spataro, vicepreședinte al Microsoft. „Un utilizator obișnuit trimite 42% mai multe mesaje după orele de lucru și 200% mai multe mesaje în weekend. Clienții noștri au primit în februarie 2021 cu 40 de miliarde de e-mailuri mai mult decât în februarie 2020”.

Angajații, spune Spataro, participă la tot mai multe întâlniri, uneori inutil, doar pentru a demonstra că sunt prezenți și implicați. Această conectare de durată creează o sarcină cognitivă grea pentru creierul nostru. Există însă și câteva soluții pe termen scurt care pot ajuta la atenuarea acestei intensități digitale.

„Un consum cognitiv uriaș”

Raportul a mai arătat că ziua de muncă s-a prelungit cu o oră în multe țări, iar o întâlnire medie este cu 10 minute mai lungă.

Acum trimitem colegilor mai multe mesaje și e-mailuri și programăm mai multe întâlniri pentru a înlocui interacțiunea firească, pe care o aveam când treceam pe coridorul biroului sau când ne întorceam spre un coleg de birou ca să îl întrebăm ceva.

Comutarea între platformele digitale, trecerea de la e-mail la browserele de internet, sunt procese cognitive solicitante, iar participarea la chat-uri video face lucrurile și mai complicate.

„În viața reală, creierul nostru nu este conectat pentru a privi o imagine plană a unei persoane, înscrisă într-un cadru”, spune dr. Michael Bohan, directorul Laboratorului de Inginerie a Factorilor Umani de la Microsoft. „Creierul este conceput pentru a utiliza indici corporali și toate celelalte lucruri subtile [legate de relaționarea fizică] pentru a procesa și a comunica”.

În timpul unei întâlniri virtuale, cu mai mulți participanți încadrați în mici pătrățele, creierul nostru încearcă să proceseze fiecare participant în parte, să asculte, să înțeleagă și să prelucreze indicii vizuali. Chiar înainte de a începe să încerci să te concentrezi asupra temei ședinței, creierul tău lucrează deja în plus. „S-ar putea să nu fii conștient de asta”, spune Bohan, „dar doar lucrul în fața unui ecran reprezintă o sarcină cognitivă uriașă pentru creier”.

Și cu cât cineva are parte de mai multe astfel de întâlniri, cu atât situația se înrăutățește. Într-un studiu, Bohan și echipa sa de cercetare au observat activitatea creierului oamenilor în timpul mai multor întâlniri virtuale simulate. Au urmărit frecvența cu care creierul participanților a produs unde alfa – care apar în creier atunci când suntem relaxați – și unde beta, care apar atunci când creierul lucrează intens. Ceea ce au văzut pe parcursul unei zile de întâlniri online a fost un șir aproape nesfârșit de unde beta. „La sfârșitul zilei, acea acumulare de unde beta a fost puternic asociată cu sentimentul de epuizare și anxietate al oamenilor”, spune Bohan.

Și întâlnirile nu sunt singura problemă. Creierul produce unde beta oricând prelucrăm multe informații simultan, cu alte cuvinte, aproape mereu când lucrăm în fața unui ecran. Și după o perioadă de producție susținută de unde beta, performanța creierului începe să scadă. Cu cât încerci să faci mai mult pentru a termina tot, cu atât lucrul devine mai greu.

Soluții pe termen scurt

Vestea bună este că o pauză de 10 minute, dacă este utilizată corect, poate ajuta la atenuarea efectelor intensității digitale. O pauză între sesiuni lungi de întâlniri sau de lucru în fața ecranului poate ajuta la acumularea de unde beta.

„Dacă iei o pauză și faci ceva relaxant, precum meditație, o lectură, desenat, mâzgălire”, spune Bohan, creierul va începe să producă unde alfa. După pauză, „vei fi mai angajat și mai concentrat”, adaugă el. „Respectarea pauzelor îți va permite să o iei de la capăt și să menții o mai bună sănătate a creierului pe tot parcursul zilei”.

Pauzele aduc avantaje substanțiale; o perioadă de unde alfa restabilește funcția cognitivă și ne poate face mai productivi.

„Avem nevoie de sesiuni intense de muncă, apoi de recuperare”

La un an de la pandemie încercăm în continuare să reproducem vechile noastre modele de lucru într-un mediu radical nou, de la domiciliu, spune Spataro. „Nu funcționează. Am intrat într-o nouă eră”, spune el. „Avem nevoie de noi obiceiuri, noi practici, de o nouă înțelegere culturală. Trebuie să învățăm noi abilități și modele și să creăm noi norme culturale”. În loc să-i vedem pe lucrători ca pe niște „roboți într-o fabrică”, ar trebui să construim o nouă cultură, în care aceștia să fie văzuți ca „atleți de elită”. Și aici „se aplică tot ceea ce știm despre antrenamentul atletic; avem nevoie de sesiuni intense de muncă, apoi de recuperare. Și recuperarea este la fel de importantă”.

„Trebuie să analizăm fiecare proces și să ne întrebăm: de ce facem acel lucru”

Kate Lister, președintele firmei de consultanță pentru lucrul la distanță Global Workplace Analytics, din San Diego, crede că schimbarea trebuie să înceapă cu reevaluarea modului în care comunicăm la locul de muncă. „O întâlnire video nu este de fiecare dată soluția când trebuie să vorbim cu cineva”.

Lister e de părere că majoritatea întâlnirilor, în persoană sau în lumea virtuală , sunt „inutile”. Acum, în timpul întâlnirilor care au loc prin intermediul unui ecran, „mulți oameni fac mai multe sarcini, ceea ce reprezintă o altă problemă de încărcare cognitivă. Fac asta în primul rând pentru că nu ar trebui să fie la acea întâlnire”.

„Managementul prin prezență”, așa cum îl numește ea, este ceea ce îi determină pe oameni să petreacă mult prea mult timp în apeluri video și în schimbarea de mesaje, efectul fiind intensitatea digitală. Încetarea acestei metode înseamnă crearea unei culturi în care oamenii știu că pot și că ar trebui să se deconecteze.

„Trebuie să analizăm fiecare proces”, spune Lister, „și să ne întrebăm: de ce facem asta? Există o modalitate de a face acest lucru mai eficient? Să nu reproducem virtual ceea ce am făcut întotdeauna. Să ne dăm seama cum să ne facem lucrul mai bine”.